2.4. 文書のデータをSalesforceに書き込む

本機能を使用するためには、「SPA Cloud Adapter for Salesforce」の契約が必要です。

SPA Cloudにアーカイブした文書のデータを、Salesforceに書き込みます。

たとえば、文書の内容をOCR機能で読み取ってデータ化し、Salesforceに新規レコードを作成して書き込めます。

また、1つの文書定義内に複数のレイアウト(フォーム)が存在する「マルチフォーム文書」のデータを書き込むこともできます。

illust_sfdcCollabo.png

Salesforceに書き込める文書のデータ

Salesforceに書き込める文書のデータは、次のとおりです。

  • SVF検索フィールド

  • プロパティ([全般]タブの内容の一部)

    spac_documentProperty.png
  • カスタムプロパティ

  • フォルダーのURLリンク

なお、SPA CloudでSAMLの設定をしておくと、レコードに書き込んだURLリンクをクリックしたときに、SPA Cloudのログイン画面を介さずに原本の文書をプレビューできます。

データを書き込むSalesforceのレコード

データを書き込むレコードは、指定したオブジェクト(主となるオブジェクト)に新規作成されます。

主となるオブジェクトにおけるレコードの作成単位は、マルチフォーム文書であるかないかによって異なります。

  • マルチフォーム文書である場合

    文書単位に1レコード

  • マルチフォーム文書ではない場合

    ページ単位に1レコード

文書内に明細データ(繰り返しのSVF検索フィールド)がある場合は、明細オブジェクト(主となるオブジェクトと主従関係または参照関係にあるオブジェクト)に、明細1行ごとにレコードが新規作成されます。なお、明細データのすべてのSVF検索フィールドが空白の場合、明細レコードは作成されません。

文書のデータが既存レコードの内容と重複する場合、既存レコードに書き込むこともできます。

制限事項

  • 次の文書では、本機能を使用できません。

    • 形式がPDF以外

    • 解析できない

    • 暗号化されている *1

    • ページ数が100ページを超えている

    • リンク(リンク、ページリンク、マルチリンク)

    • SVF検索フィールドのデータがない

    • マスクを適用中

    • マスクの適用に失敗している

    • 1ページに2つ以上の明細(繰り返し)が含まれる

    • 次の条件を満たすマルチフォーム文書

      • 同じフォームが複数存在する(フォームAとフォームBの繰り返し、など)

      • 同じSVF検索フィールドの値が、ページによって異なる

      • SVF検索フィールドが明細ではない

  • 主となるオブジェクトと明細オブジェクトに、同一のオブジェクトは指定できません。

  • 接続先のSalesforceの登録において、Salesforceのプロファイルで[ログインに必要なセッションセキュリティレベル]が「高保証」に指定されたSalesforce ユーザは指定できません。

*1 次の2つの条件を満たす文書は除きます。

  • 権限パスワードのみで暗号化されている。

  • 暗号化の互換形式が「Acrobat X およびそれ以降(Revision6 256-bit AES)」以外が指定されている。