ボードを公開する

いよいよ社内でボードの使用を開始します。利用者にボードの活用を促すための事前準備をします。

 ボードが完成したらリリースしましょう!

ボード作成まで出来たら、最後の仕上げにボード権限周りを設定・確認して完成です。利用者向けにボード操作の事前説明を開く準備を行い、お披露目しましょう。一旦リリースした後は、実際のご利用状況などを現場で確認し、フィードバックを貰います。そして、定着化させるようブラッシュアップを目指しましょう。

1. 閲覧権限、ロールを設定する

ボードを公開し利用するにはユーザー、グループ、ロールの登録が必要です。
ユーザーを作成し、作成したユーザーを「指名ユーザー」に登録しましょう。
公開フォルダーに、権限設定を行いましょう。

【ポイント】
 ・ボード開発用とリリース用に分けましょう。
 ・公開用フォルダーはボード編集できないよう設定しましょう。

参照
  1. 機能の権限とは、ユーザーがMotionBoardの機能を利用するために必要な権限です。機能の権限はロールに対して設定します。ロールは、グループに対して設定します。ユーザーは、所属するグループに設定されたロールに従って機能を利用できます。

    機能の権限とロール 
     

  2. MotionBoardでは、フォルダーに対してアクセス権限を設定し、アクセスコントロールすることができます。
    アクセス権限 
     

  3. MotionBoardの使用を許可されたユーザーを指名ユーザーとして設定します。ライセンスによって、使用可能なユーザーの上限数が決まります。
    指名ユーザーへの追加方法 
    [指名ユーザー]画面 

2. ボードお披露目の説明会を実施する

作成したボードをスムーズにご利用いただくため、説明会を開きましょう。
簡単な操作方法がわかる資料があると便利です。

3. リリース

利用部門へリリースのお知らせを行い、実際使って頂きましょう。
もし何かあった際のケースも考慮し、問い合わせ窓口もお伝えしておきましょう。

4. フィードバック&ブラッシュアップ

利用部門の現場にいって、実際に使って頂いているかを確認しましょう。
実装した機能(検索など)が意図通り動いているか確認します。
もし改善点があればフィードバックを貰い、ボードをブラッシュアップしていきましょう。

■まとめ

ボードは単に見るためのもではなく、「次のアクション」に繋げるためのものです。
単に見るだけでは使われない、意味のないボードになります。
例えば、目標に対しての進捗確認と対策、施策の評価結果、など
次のアクションや打ち出を決めるボードならば、共有・活用され定着化できるボードになります!

●付録:リリース前チェック

ボードの利用スタート!その前に・・・

公開日に向けて、ボードの作成完了を確認しましょう。そして、利用者がボードをスムーズに活用できるように、公開前に利用者に伝えておくべきこと、公開後に利用状況を把握するためにやることを知っておきましょう。

Board public

●タスク完了の確認

ボードの作成は完了しましたか?

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システム設定

利用者の権限設定やセキュリティ設定は完了していますか?はじめてボードを作成する方は忘れがちなステップです。

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動作確認

設計フェーズで検討した情報がきちんと表示されていますか?正しい情報が表示されているか、利用ユーザーの環境でも確認しましょう。

●公開のおしらせ準備

利用者にボードの利用開始を伝える準備はしていますか?

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ボードのおひろめ会を開く

ボードの公開は、利用者のこれまでのやりなれた働き方を変えるできごとです。直接公開を伝える場を設け、利用者の意識づけや、困ったときに相談してもらえる関係を築きましょう。

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利用メリットを伝える

利用者には、ボードの使い方だけではなく、ボード設計フェーズを決めた「利用シーン」や「ボードを見て起こしてほしい行動」などの利用目的・メリットを伝えましょう。

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ログインIDやパスワードを利用者がいつでも確認できるようにする

利用者にとって最初の入り口であるログイン。ここでつまずかないよう、ログインIDやパスワードは社員がアクセスできる場所で共有し、利用者自身で調べられる状態にしましょう。

●利用状況の把握の準備

有効活用されているか調べる方法は決めていますか?

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MotionBoard上でのアクセス状況確認の準備

ボードへのアクセス数を示す「ページビュー」や、ボードの閲覧履歴を示す「足跡」といった情報が自動的に蓄積されていきます。確認方法を理解しておきましょう。

ボードのアクセス件数を確認する 

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活用状況把握のためのヒアリング

公開後にはデータでのアクセス状況の把握だけではなく、実際にボードがどのように仕事に活用されているのか、直接話を聞きに行きましょう。

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利用目的達成日の設定

ボード設計フェーズで決めた「利用シーン」や「ボードを見て起こしてほしい行動」が、実際に実現される目的達成日を決めましょう。その日までに、上記の方法で利用状況を把握しながら、目的達成の障害を解決しましょう。